TUGAS1 SOFTSKILL BAHASA INGGRIS BISNIS #1

Seno Aditya

26116907 / 2KB04

KELOMPOK 5

TUGAS1 SOFTSKILL BAHASA INGGRIS BISNIS #1

Terjemahan Tugas 1 :

Panduan Singkat Untuk Penulisan Dalam Berbisnis

Kenneth G. Brown, Ph.D.

David J. Barton, B.A.

Kata Pengantar

Dalam kehidupan kita sehari-hari, baik di sekolah atau di tempat kerja, ada kebutuhan untuk keterampilan komunikasi tertulis yang baik.  Kami memiliki semua perubahan dalam sebuah laporan pada satu waktu atau yang lain tidak seharusnya ditulis seperti itu.  Hal Ini disayangkan, karena memberi citra negatif terhadap kita . Ada sesuatu yang dapat kita semua lakukan tentang hal ini! Komunikasi adalah keterampilan yang dapat kita semua bisa kembakan.  Panduan bisnis menulis ini akan berguna untuk bisnis penulis di setiap tingkat.  Anda harus mengikuti panduan ini dan sering mereferensi; terutama bila Anda menulis untuk seorang profesor atau surat ke pimpinan Anda.

Buku Panduan dibagi menjadi tiga bagian.  Bagian pertama mengisahkan dokumen secara keseluruhan.  Bagian ini membahas isu-isu yang termasuk format terbaik untuk digunakan dalam situasi tertentu, pilihan kata, dan tips gaya dokumen aliran logika.

Bagian kedua berkaitan dengan paragraf, struktur dan fungsi mereka.  Ini membahas isu-isu seperti ayat generalisasi dan dukungan, dan transisi.

Bagian ketiga dari panduan ini akan menangani struktur kalimat tunggal. Ini termasuk menulis sebuah kalimat lengkap, panjang lebar, dan tanda baca.  Bagian ini akhirnya menyentuh penggunaan kata aktif/pasif .

Lampiran panduan ini berisi contoh-contoh format dokumen, termasuk Surat Bisnis, sebuah memo, dan e-mail. biasanya kesalahan kata pada bagan proses penulisan dan membaca daftar sumber daya.

I.                    Dokumen

Sasaran / pembaca

Siapa pembaca utama dan sekunder Anda? Pembaca utama adalah mereka yang menerima komunikasi secara langsung. Pembaca sekunder atau tersembunyi mencakup siapa saja secara tidak langsung dapat menerima salinan komunikasi. Ini termasuk siapa saja yang akan menerima salinan, perlu menyetujui, akan mendengar, atau terpengaruh oleh pesan Anda. Mengetahui tujuan Anda dan siapa pembaca Anda yang  akan menentukan format dan pilihan kata Anda.

Format

Surat Bisnis. Sebuah surat bisnis formal lebih disukai saat menyajikan informasi kepada seorang profesor, atasan, atau kapan komunikasi akan dilihat oleh banyak orang. Lihat lampiran A.

Memo. Sebuah memo (memorandum) adalah gaya yang kurang formal yang digunakan saat informasi yang dikomunikasikan kurang penting, tidak meninggalkan kantor, dan saat berkomunikasi dengan bawahan. Lihat lampiran B.

E-mail. E-mail adalah gaya formal yang paling tidak formal yang disajikan di sini dan seharusnya hanya digunakan untuk komunikasi informal seperti pengingat, pertanyaan, atau bila disukai oleh penerimanya. Ingat: E-mail adalah domain publik, siapa saja boleh membaca pesan Anda. Lihat lampiran C.

Pilihan kata

Terlalu sering menggunakan jargon atau akronim dalam sebuah komunikasi membuat dokumen sulit dibaca, bahkan jika pembaca utama mengenal mereka. Anda harus membatasi penggunaan jargon dan akronim dalam komunikasi sesedikit mungkin, terutama jika pembaca utama dan sekunder Anda tidak begitu berpengalaman dalam penggunaannya. Anda juga harus memperhatikan pilihan kata yang membingungkan atau salah dalam dokumen Anda. Lihat lampiran D untuk daftar kata-kata yang sering disalahgunakan

Aliran / Logika

Penting untuk mengetahui minat dan bias pembaca Anda karena mereka akan memiliki dampak yang luar biasa pada strategi komunikasi Anda.

Jika pembaca Anda memiliki tingkat minat yang tinggi dalam komunikasi Anda, Anda bisa langsung ke intinya tanpa meluangkan banyak waktu untuk membangkitkan minat mereka. Bangunlah argumen logis yang bagus. Jika pembaca Anda memiliki tingkat minat rendah, sebaiknya gunakan lebih banyak gaya kirim / jual untuk memotivasi minat pembaca. Jaga agar pesan Anda sesingkat mungkin, dokumen yang panjang sangat mengintimidasi dan pembaca cenderung untuk menyesuaikan apa yang tampak seperti bertele-tele.

Anda juga harus mengetahui bias probabilitas pembaca Anda: positif atau negatif. Jika pembaca Anda positif atau netral, perkuat sikap mereka yang ada dengan menyebutkan manfaat yang akan timbul dari pesan Anda. Jika mereka memiliki bias negatif, cobalah salah satu teknik berikut: (1) Batasi permintaan Anda sampai yang terkecil. (2) Menanggapi keberatan yang diantisipasi; Anda akan lebih persuasif dengan menyatakan dan menolak alternatif daripada meminta mereka merancang sendiri, yang kemungkinan besar akan mereka tolak. (3) Pernyataan yang menurut Anda akan mereka setujui terlebih dahulu; Jika anggota pembaca dijual dengan dua atau tiga fitur utama dari proposal Anda, mereka cenderung menjual diri mereka pada fitur lainnya juga. (4) Mintalah mereka untuk menyetujui bahwa ada masalah, kemudian selesaikan masalahnya. Akhirnya, jika Anda bertanggung jawab menghadapi oposisi yang kuat menggunakan teknik inokulasi. Buat daftar argumen yang berlawanan dan jelaskan mengapa Anda menolaknya. Jika Anda pikir mereka tidak akan mendengar tentangan yang kuat, jangan repot-repot menyuntik mereka.

pengantar

Pengantar adalah tempat penting untuk mengatur arus yang mendasari sisa dokumen. Sebuah pengantar yang efektif mencapai tiga tujuan: Ini membangun minat pembaca, menjelaskan tujuan Anda untuk menulis, dan ini memberikan pratinjau dokumen.

Bangun minat pembaca. Salah satu metode untuk membangun minat adalah merujuk pada situasi yang ada, untuk membangun sebuah konteks. Sebagai contoh:

As we discussed yesterday,

As you know, we are currently planning for the new fiscal year.

Jelaskan tujuan Anda menulis. Biarkan pembaca mengetahui alasan atau tujuan penulisan Anda. Dengan begitu mereka bisa membaca dengan tujuan itu. Contoh:

This report summarizes the results of our first-quarter sales.

I am writing to solicit your opinion on this proposal.

Berikan pratinjau. Sertakan daftar isi singkat, jadi pembaca Anda akan dapat memahami tulisan Anda dengan lebih mudah dan memilih bagian referensi yang spesifik, jika mereka mau. Contoh:

This report is divided into three main sections: (1) what equipment you need, (2) how to use the equipment, and (3) how to maintain the equipment.

Kesimpulan

Akhir dokumen Anda adalah tempat lain yang tegas dalam dokumen. Salah satu pilihan jika Anda menggunakan pendekatan langsung dan jika dokumen itu panjang adalah untuk menyajikan kembali gagasan utama Anda. Jelas Anda tidak perlu menyebutkan kembali poin utama Anda dalam satu halaman memo atau surat. Atau, jika Anda menggunakan pendekatan tidak langsung, nyatakan kesimpulan atau rekomendasi Anda. Mungkin penutup yang paling khas adalah berakhir dengan tindakan atau mekanisme umpan balik. Contohnya termasuk:

I ’ll call you next Thursday to discuss this matter.

Please let me know if I can be of any further assistance.

Once I have your approval, I will proceed with this plan.

Tiga perangkap yang harus dihindari pada penutupannya meliputi: (1) memperkenalkan topik yang sama sekali baru yang dapat mengalihkan perhatian pembaca Anda dari tujuan komunikasi Anda, (2) mengemukakan kembali gagasan utama Anda dengan kata-kata sombong, atau (3) meminta maaf atas atau meremehkan argumen di akhir

Ejaan

Ingatlah untuk selalu menggunakan pengecekan kata sebelum mencetak dokumen Anda, namun sadari bahwa pemeriksaan ejaan tidak mudah dilakukan. Anda harus, atau meminta orang lain, mengoreksi dokumen untuk memastikan ejaan dan akurasi keseluruhan. Kesalahan umum termasuk mengetik kata dieja dengan benar yang tidak sesuai dengan keinginan Anda. Hal ini dapat menyebabkan masalah besar dan bahkan mengubah keseluruhan makna yang ingin Anda sampaikan.

Tip gaya

Tata letak berarti keseluruhan tampilan halaman Anda dari tipografi yang Anda pilih, untuk penggunaan ruang putih Anda secara efektif. Istilah ruang putih mengacu pada ruang kosong pada halaman. Ruang putih menunjukkan organisasi dan bagian Anda istirahat secara visual, menekankan gagasan penting, dan menyajikan ide Anda ke dalam bit yang lebih mudah dikelola. Pembaca bereaksi baik terhadap ruang putih. Misalnya, apakah Anda akan lebih bersedia untuk membaca sebuah dokumen yang sepertinya merupakan satu paragraf panjang, dari margin ke margin dan dari atas ke bawah (seperti peraturan pemerintah yang ditulis), atau apakah Anda akan lebih bersedia untuk membaca yang telah ditetapkan Poin utama dengan judul dan lekukan?

Tata letak dokumen Anda bisa membuat semua perbedaan. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan teknik tata letak dan ruang putih yang baik:

• Jika dokumen Anda terlihat bagus, orang akan cenderung mengambilnya dan membacanya

• Tata letak yang baik mengatur nada yang benar dengan membuat dokumen Anda terlihat profesional. Tipografi yang tepat, jarak yang tepat, margin yang benar, dan semua pilihan kecil lainnya yang bekerja sama menambah citra profesional.

• Tata letak yang efektif membantu pembaca mengetahui bagian dokumen apa adanya. Pos, misalnya, menunjukkan di mana bagian dokumen Anda mulai dan akhir berfungsi sebagai rambu jalan bagi pembaca.

II. Paragraf

Generalisasi dan dukungan

Setiap paragraf harus dimulai dengan generalisasi, dan setiap kalimat dalam paragraf harus mendukung generalisasi. Anda dapat memulai generalisasi Anda dalam dua cara. Untuk paragraf standar gunakan kalimat topik. Untuk bagian, gunakan heading atau subheading.

Contoh kalimat topic :

The new brochures are full of major printing errors.

Three causes contributed to the problem at Plant X.

Contoh judul :

Printing Errors in Brochure.

Causes of Plant X problems.

Transisi

Untuk memastikan dokumen Anda mengalir dari satu ide ke yang lain secara keseluruhan, gunakan transisi yang sesuai. Ini dapat diselesaikan dengan menggunakan kata atau frasa transisi tradisional. Contoh berikut menggambarkan pencapaian koherensi melalui kata-kata pertama, kedua, dan ketiga.

XYZ Company should follow these recommendations to clear up its financial crisis.  First, cut back on labor, outside services, and overhead expenses.  Second, do not approach shareholders for more capital.  Third, renegotiate short-term liabilities with the bank.

Berikut ini adalah beberapa transisi yang sering digunakan:

To signal                          Use transitions

Addition or                       and, further, besides, next, moreover, in addition, again also

amplification                   too, finally, similarly, second, subsequently, last

Contrast                           but, or, nor, yet, still, however, nevertheless, on the contrary, on the other hand, conversely, although

Example                           for example, for instance, such as, thus, that is

Sequence                         first, second, third, next, then

Conclusion                       therefore, thus, then, in conclusion, consequently, as a result, accordingly, finally 

Time or place                  at the same time, simultaneously, above, below, further on, so far, until now

III.Kalimat

Kalimat Lengkap

Kalimat lengkap berisi subjek dan kata kerja. Jangan membuat kesalahan.

dengan,membagi kalimat menjadi dua. Dengan kata lain, jangan gunakan

titik di tempat koma.

Write I met them in Chicago on their way home from a European vacation. 

Instead of I met them in Chicago.  Coming home from a vacation in Europe.

Tambahan Kata

Penggunaan kata-kata tambahan atau bunga tidak rasional dan tidak ekonomis dalam penulisan bisnis. Anda tidak perlu menggunakan lebih banyak kata daripada yang diperlukan untuk menyampaikan makna Anda.

Flowery

The question as to whether

There is no doubt but that

  He is a man who

  In a hasty manner

  This is a subject that

  The reason why is that

  In spite of the fact that

  The fact that he had not succeeded

 Concise

 Whether (The question whether)

 No doubt (Doubtless)

 He

 Hastily

 This subject

 Because

 Though (Although)

 His failure

Gramatikal

Perjanjian subyek dengan kata kerja Salah satu masalah gramatikal yang umum adalah bahwa kata kerja harus bersepakat dalam jumlah (tunggal atau jamak) dengan subjeknya. meskipun kalimat intervensi yang dimulai dengan kata-kata together, including, plus and as well as.

“The bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its adventures, its challenges – are not soon forgotten.”

Should be written

“The bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its adventures, its challenges – is not soon forgotten.

Gunakan kata kerja tunggal setelah each, either, everyone, everybody, neither, nobody, someone.

Everybody thinks he has a sense of humor.

Tanda baca

Dalam serangkaian tiga atau lebih istilah dengan satu konjungsi, gunakan koma setelah setiap istilah kecuali yang terakhir.

The colors used were red, white, and blue.  She went to the door, opened it, and went outside.

Sertakan ekspresi pemisah  di antara koma.

John’s friend, William Smith, came by to see him yesterday.  The best way to see a country, unless you are pressed by time, is to travel on foot.

Gunakan tanda titik dua setelah klausa independen untuk memperkenalkan
daftar rincian, appositive, amplifikasi, atau kutipan ilustratif. Titik dua memberitahu pembaca bahwa yang berikut ini terkait erat dengan klausa sebelumnya. Kolon tidak boleh memisahkan kata kerja dari komplemen atau preposisi dari objeknya.

Your dedicated whittler requires: a     knife, a piece of wood, and a back porch. 

Harus ditulis sebagai:

Your dedicated whittler requires three props: a knife, a piece of wood, and a back porch

Gabungan dengan dua klausa independen dengan titik dua jika kedua menafsirkan atau menguatkan yang pertama.

But even so, there was a directness and dispatch about animal burial: there was no stopover in the undertaker’s foul parlor, no wreath or spray.

Tanda titik dua dapat memperkenalkan kutipan yang mendukung dan berkontribusi pada klausa sebelumnya.

The squalor of the streets reminded him of a line from Oscar Wilde: “We are all in the gutter, but some of us are looking at the stars.

”                               Gunakan titik koma jika dua atau lebih klausa secara tata bahasa melengkapi kalimat majemuk dan tidak digabungkan dengan konjungsi

It is nearly half past five; we cannot reach town before dark.

Tentu saja, sama-sama tepat untuk menulis ini sebagai dua kalimat, menggantikan titik koma dengan suatu periode. Jika gabungan dimasukkan, tanda yang tepat adalah koma.

It is nearly half past five, and we cannot reach town before dark.

Gunakan tanda pisah untuk membuat jeda atau interupsi yang tiba-tiba dan untuk mengumumkan sesuatu atau ringkasan yang panjang. Tanda pisah adalah tanda pemisahan yang lebih kuat daripada koma, kurang formal daripada tanda titik dua, dan lebih rileks daripada tanda kurung.

His first thought on getting out of bed – if he had any thought at all – was to get back in again.

Penggunaan kata aktif / Pasif

Cara terbaik untuk mendefinisikan suara pasif adalah memberi contoh dan kemudian mengubahnya menjadi suara aktif.

Contoh kalimat dalam bentuk pasif:

The car is washed by Fred.

Contoh kalimat dalam bentuk aktif:

 Fred washes the car.

Pada kalimat pertama, subjek (mobil) pasif (artinya, mobil tidak melakukan apa-apa). Di kalimat kedua, subjek (Fred) aktif. Fred sedang melakukan sesuatu (mencuci).