Kata Pengantar
Dalam
kehidupan kita sehari-hari, baik di sekolah atau di tempat kerja, ada kebutuhan
untuk keterampilan komunikasi tertulis yang baik. Kami memiliki semua perubahan dalam sebuah
laporan pada satu waktu atau yang lain tidak seharusnya ditulis seperti itu. Hal Ini disayangkan, karena memberi citra
negatif terhadap kita . Ada sesuatu yang dapat kita semua lakukan tentang hal
ini! Komunikasi adalah keterampilan yang dapat kita semua bisa kembakan. Panduan bisnis menulis ini akan berguna untuk
bisnis penulis di setiap tingkat. Anda
harus mengikuti panduan ini dan sering mereferensi; terutama bila Anda menulis untuk
seorang profesor atau surat ke pimpinan Anda.
Buku
Panduan dibagi menjadi tiga bagian.
Bagian pertama mengisahkan dokumen secara keseluruhan. Bagian ini membahas isu-isu yang termasuk
format terbaik untuk digunakan dalam situasi tertentu, pilihan kata, dan tips
gaya dokumen aliran logika.
Bagian
kedua berkaitan dengan paragraf, struktur dan fungsi mereka. Ini membahas isu-isu seperti ayat
generalisasi dan dukungan, dan transisi.
Bagian
ketiga dari panduan ini akan menangani struktur kalimat tunggal. Ini termasuk
menulis sebuah kalimat lengkap, panjang lebar, dan tanda baca. Bagian ini akhirnya menyentuh penggunaan kata
aktif/pasif .
Lampiran
panduan ini berisi contoh-contoh format dokumen, termasuk Surat Bisnis, sebuah
memo, dan e-mail. biasanya kesalahan kata pada bagan proses penulisan dan
membaca daftar sumber daya.
I.
Dokumen
Sasaran / pembaca
Siapa pembaca utama dan sekunder Anda? Pembaca utama adalah mereka yang menerima komunikasi secara langsung. Pembaca sekunder atau tersembunyi
mencakup siapa saja secara tidak langsung dapat menerima salinan komunikasi.
Ini termasuk siapa saja yang akan menerima salinan, perlu menyetujui, akan
mendengar, atau terpengaruh oleh pesan Anda. Mengetahui tujuan Anda dan siapa pembaca Anda yang akan menentukan format dan
pilihan kata Anda.
Format
Surat Bisnis. Sebuah surat bisnis formal lebih disukai saat
menyajikan informasi kepada seorang profesor, atasan, atau kapan komunikasi
akan dilihat oleh banyak orang. Lihat lampiran A.
Memo. Sebuah memo (memorandum) adalah gaya yang kurang
formal yang digunakan saat informasi yang dikomunikasikan kurang penting, tidak
meninggalkan kantor, dan saat berkomunikasi dengan bawahan. Lihat lampiran B.
E-mail. E-mail adalah gaya formal yang paling tidak formal
yang disajikan di sini dan seharusnya hanya digunakan untuk komunikasi informal
seperti pengingat, pertanyaan, atau bila disukai oleh penerimanya. Ingat:
E-mail adalah domain publik, siapa saja boleh membaca pesan Anda. Lihat
lampiran C.
Pilihan kata
Terlalu sering menggunakan jargon atau akronim dalam sebuah
komunikasi membuat dokumen sulit dibaca, bahkan jika pembaca utama mengenal
mereka. Anda harus membatasi penggunaan jargon dan akronim dalam komunikasi
sesedikit mungkin, terutama jika pembaca utama dan sekunder Anda tidak begitu berpengalaman dalam
penggunaannya. Anda juga harus memperhatikan pilihan kata yang membingungkan
atau salah dalam dokumen Anda. Lihat lampiran D untuk daftar kata-kata yang
sering disalahgunakan
Aliran / Logika
Penting untuk mengetahui minat dan bias pembaca Anda karena mereka
akan memiliki dampak yang luar biasa pada strategi komunikasi Anda.
Jika pembaca Anda memiliki tingkat minat yang tinggi dalam komunikasi Anda, Anda
bisa langsung ke intinya tanpa meluangkan banyak waktu untuk membangkitkan
minat mereka. Bangunlah argumen logis yang bagus. Jika pembaca Anda memiliki
tingkat minat rendah, sebaiknya gunakan lebih banyak gaya kirim / jual untuk
memotivasi minat pembaca. Jaga agar pesan Anda sesingkat mungkin, dokumen yang
panjang sangat mengintimidasi dan pembaca cenderung untuk menyesuaikan apa yang tampak seperti bertele-tele.
Anda juga harus mengetahui bias probabilitas pembaca Anda: positif atau
negatif. Jika pembaca Anda positif atau netral, perkuat sikap mereka yang ada dengan
menyebutkan manfaat yang akan timbul dari pesan Anda. Jika mereka memiliki bias
negatif, cobalah salah satu teknik berikut: (1) Batasi permintaan Anda sampai
yang terkecil. (2) Menanggapi keberatan yang diantisipasi; Anda akan lebih
persuasif dengan menyatakan dan menolak alternatif daripada meminta mereka
merancang sendiri, yang kemungkinan besar akan mereka tolak. (3) Pernyataan yang menurut
Anda akan mereka setujui terlebih dahulu; Jika anggota pembaca dijual dengan dua
atau tiga fitur utama dari proposal Anda, mereka cenderung menjual diri mereka
pada fitur lainnya juga. (4) Mintalah mereka untuk menyetujui bahwa ada
masalah, kemudian selesaikan masalahnya. Akhirnya, jika Anda bertanggung jawab
menghadapi oposisi yang kuat menggunakan teknik inokulasi. Buat daftar argumen
yang berlawanan dan jelaskan mengapa Anda menolaknya. Jika Anda pikir mereka
tidak akan mendengar tentangan yang kuat, jangan repot-repot menyuntik mereka.
pengantar
Pengantar adalah tempat penting untuk mengatur arus yang mendasari
sisa dokumen. Sebuah pengantar yang efektif mencapai tiga tujuan: Ini membangun
minat pembaca, menjelaskan tujuan Anda untuk menulis, dan ini memberikan
pratinjau dokumen.
Bangun minat pembaca. Salah satu metode untuk membangun
minat adalah merujuk pada situasi yang ada, untuk membangun sebuah konteks.
Sebagai contoh:
As we discussed yesterday,
As you know, we are currently planning for the new fiscal year.
Jelaskan tujuan Anda menulis. Biarkan pembaca mengetahui
alasan atau tujuan penulisan Anda. Dengan begitu mereka bisa membaca dengan
tujuan itu. Contoh:
This report summarizes the results of our first-quarter sales.
I am writing to solicit your opinion on this proposal.
Berikan pratinjau. Sertakan daftar isi singkat, jadi
pembaca Anda akan dapat memahami tulisan Anda dengan lebih mudah dan memilih
bagian referensi yang spesifik, jika mereka mau. Contoh:
This report is divided into three main sections: (1) what equipment you
need, (2) how to use the equipment, and (3) how to maintain the equipment.
Kesimpulan
Akhir dokumen Anda adalah tempat lain yang tegas dalam
dokumen. Salah satu pilihan jika Anda menggunakan pendekatan langsung dan jika
dokumen itu panjang adalah untuk menyajikan kembali gagasan utama Anda. Jelas
Anda tidak perlu menyebutkan kembali poin utama Anda dalam satu halaman memo
atau surat. Atau, jika Anda menggunakan pendekatan tidak langsung, nyatakan
kesimpulan atau rekomendasi Anda. Mungkin penutup yang paling khas adalah
berakhir dengan tindakan atau mekanisme umpan balik. Contohnya termasuk:
I ’ll
call you next Thursday to discuss this matter.
Please let me know if I can be of any further assistance.
Once I have your approval, I will proceed with this plan.
Tiga perangkap yang harus dihindari pada penutupannya meliputi:
(1) memperkenalkan topik yang sama sekali baru yang dapat mengalihkan perhatian
pembaca Anda dari tujuan komunikasi Anda, (2) mengemukakan kembali gagasan
utama Anda dengan kata-kata sombong, atau (3) meminta maaf atas atau meremehkan
argumen di akhir
Ejaan
Ingatlah untuk selalu menggunakan pengecekan kata sebelum
mencetak dokumen Anda, namun sadari bahwa pemeriksaan ejaan tidak mudah
dilakukan. Anda harus, atau meminta orang lain, mengoreksi dokumen untuk
memastikan ejaan dan akurasi keseluruhan. Kesalahan umum termasuk mengetik kata
dieja dengan benar yang tidak sesuai dengan keinginan Anda. Hal ini dapat
menyebabkan masalah besar dan bahkan mengubah keseluruhan makna yang ingin Anda
sampaikan.
Tip gaya
Tata letak berarti keseluruhan tampilan halaman Anda dari
tipografi yang Anda pilih, untuk penggunaan ruang putih Anda secara efektif.
Istilah ruang putih mengacu pada ruang kosong pada halaman. Ruang putih
menunjukkan organisasi dan bagian Anda istirahat secara visual, menekankan
gagasan penting, dan menyajikan ide Anda ke dalam bit yang lebih mudah
dikelola. Pembaca bereaksi baik terhadap ruang putih. Misalnya, apakah Anda
akan lebih bersedia untuk membaca sebuah dokumen yang sepertinya merupakan satu
paragraf panjang, dari margin ke margin dan dari atas ke bawah (seperti
peraturan pemerintah yang ditulis), atau apakah Anda akan lebih bersedia untuk
membaca yang telah ditetapkan Poin utama dengan judul dan lekukan?
Tata letak dokumen Anda bisa membuat semua perbedaan.
Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan teknik tata letak dan ruang
putih yang baik:
• Jika dokumen Anda terlihat bagus, orang akan cenderung
mengambilnya dan membacanya
• Tata letak yang baik mengatur nada yang benar dengan
membuat dokumen Anda terlihat profesional. Tipografi yang tepat, jarak yang
tepat, margin yang benar, dan semua pilihan kecil lainnya yang bekerja sama
menambah citra profesional.
• Tata letak yang efektif membantu pembaca mengetahui
bagian dokumen apa adanya. Pos, misalnya, menunjukkan di mana bagian dokumen
Anda mulai dan akhir berfungsi sebagai rambu jalan bagi pembaca.
II. Paragraf
Generalisasi dan dukungan
Setiap paragraf harus dimulai dengan generalisasi, dan
setiap kalimat dalam paragraf harus mendukung generalisasi. Anda dapat memulai
generalisasi Anda dalam dua cara. Untuk paragraf standar gunakan kalimat topik.
Untuk bagian, gunakan heading atau subheading.
Contoh kalimat topic :
The new brochures are
full of major printing errors.
Three causes
contributed to the problem at Plant X.
Contoh judul :
Printing Errors in
Brochure.
Causes of Plant X
problems.
Transisi
Untuk memastikan dokumen Anda mengalir dari satu ide ke
yang lain secara keseluruhan, gunakan transisi yang sesuai. Ini dapat
diselesaikan dengan menggunakan kata atau frasa transisi tradisional. Contoh
berikut menggambarkan pencapaian koherensi melalui kata-kata pertama, kedua,
dan ketiga.
XYZ Company should
follow these recommendations to clear up its financial crisis. First, cut back on labor, outside services, and
overhead expenses. Second, do not
approach shareholders for more capital.
Third, renegotiate short-term liabilities with the bank.
Berikut ini adalah beberapa transisi yang sering digunakan:
To
signal Use
transitions
Addition or and, further, besides,
next, moreover, in addition, again also
amplification too, finally, similarly,
second, subsequently, last
Contrast but, or, nor, yet,
still, however, nevertheless, on the contrary, on the other hand, conversely,
although
Example for example, for instance,
such as, thus, that is
Sequence first, second, third,
next, then
Conclusion therefore, thus, then, in
conclusion, consequently, as a result, accordingly, finally
Time or place at
the same time, simultaneously, above, below, further on, so far, until now
III.Kalimat
Kalimat
Lengkap
Kalimat
lengkap berisi subjek dan kata kerja. Jangan membuat kesalahan.
dengan,membagi
kalimat menjadi dua. Dengan kata lain, jangan gunakan
titik
di tempat koma.
Write
I met them in Chicago on their way home from a European vacation.
Instead
of I met them in Chicago. Coming home
from a vacation in Europe.
Tambahan
Kata
Penggunaan kata-kata tambahan atau bunga tidak rasional
dan tidak ekonomis dalam penulisan bisnis. Anda tidak perlu menggunakan lebih
banyak kata daripada yang diperlukan untuk menyampaikan makna Anda.
Flowery
The question as to whether
There is no doubt but that
He is a man who
In a hasty manner
This is a subject that
The reason why is that
In spite of the fact that
The fact that he had not succeeded
Concise
Whether (The question whether)
No doubt (Doubtless)
He
Hastily
This subject
Because
Though (Although)
His failure
Gramatikal
Perjanjian subyek dengan kata kerja Salah satu masalah gramatikal
yang umum adalah bahwa kata kerja harus bersepakat dalam jumlah (tunggal atau
jamak) dengan subjeknya. meskipun kalimat intervensi yang dimulai dengan
kata-kata together, including, plus and as well as.
“The
bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its
adventures, its challenges – are not soon forgotten.”
Should
be written
“The
bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its adventures, its
challenges – is not soon forgotten.
Gunakan kata kerja tunggal setelah
each, either, everyone, everybody,
neither, nobody, someone.
Everybody thinks he has a sense of humor.
Tanda baca
Dalam serangkaian tiga
atau lebih istilah dengan satu konjungsi, gunakan koma setelah setiap istilah
kecuali yang terakhir.
The colors used were red, white, and
blue. She went to the door, opened it,
and went outside.
Sertakan ekspresi pemisah
di antara koma.
John’s
friend, William Smith, came by to see him yesterday. The best way to see a country, unless you are
pressed by time, is to travel on foot.
Gunakan tanda titik dua setelah klausa independen untuk memperkenalkan
daftar rincian, appositive, amplifikasi, atau
kutipan ilustratif. Titik dua memberitahu pembaca bahwa yang berikut ini
terkait erat dengan klausa sebelumnya. Kolon tidak boleh memisahkan kata kerja
dari komplemen atau preposisi dari objeknya.
Your
dedicated whittler requires: a knife,
a piece of wood, and a back porch.
Harus ditulis sebagai:
Your dedicated
whittler requires three props: a knife, a piece of wood, and a back porch
Gabungan
dengan dua klausa independen dengan titik dua jika kedua menafsirkan atau
menguatkan yang pertama.
But even
so, there was a directness and dispatch about animal burial: there was no
stopover in the undertaker’s foul parlor, no wreath or spray.
Tanda titik dua dapat memperkenalkan kutipan yang mendukung dan
berkontribusi pada klausa sebelumnya.
The squalor of the streets reminded
him of a line from Oscar Wilde: “We are all in the gutter, but some
of us are looking at the stars.
” Gunakan titik koma jika dua atau lebih
klausa secara tata bahasa melengkapi kalimat majemuk dan tidak digabungkan
dengan konjungsi
It is nearly half past five; we
cannot reach town before dark.
Tentu saja, sama-sama tepat untuk menulis ini sebagai dua kalimat, menggantikan
titik koma dengan suatu periode. Jika gabungan dimasukkan, tanda yang tepat
adalah koma.
It is nearly half past five, and we
cannot reach town before dark.
Gunakan tanda pisah untuk membuat jeda atau interupsi yang tiba-tiba dan untuk mengumumkan
sesuatu atau ringkasan yang panjang. Tanda pisah adalah tanda pemisahan yang lebih
kuat daripada koma, kurang formal daripada tanda titik dua, dan lebih rileks
daripada tanda kurung.
His first thought on getting out of
bed – if he had any thought at all –
was to get back in again.
Penggunaan kata aktif / Pasif
Cara terbaik untuk mendefinisikan suara pasif adalah memberi contoh dan
kemudian mengubahnya menjadi suara aktif.
Contoh kalimat
dalam bentuk pasif:
The car is washed by Fred.
Contoh
kalimat dalam bentuk aktif:
Fred
washes the car.
Pada kalimat pertama, subjek (mobil) pasif (artinya,
mobil tidak melakukan apa-apa). Di kalimat kedua, subjek (Fred) aktif. Fred
sedang melakukan sesuatu (mencuci).
